PostScript-Datei erstellen - Jetzt wird's ernst...

Allgemein

Das Erstellen von PostScript-Dateien ist nun ganz einfach. Drucken Sie Ihr Dokument einfach mittels des vorher installierten Druckertreibers in eine Datei. Achten Sie bitte darauf, im Druckmenü die Option "Druck in Datei umleiten" zu deaktivieren. Diese "Umleitung" haben Sie bereits durch das Verbinden des Treibers mit "File:" eingestellt.

Es ist oft später beim Ausdrucken nicht mehr möglich, die Auflage zu ändern. Moderne RIPs bieten zwar diese Möglichkeit, Laserdrucker aber in der Regel nicht. Klären Sie das mit Ihrem Dienstleister ab. Falls keine Möglichkeit besteht, die Auflage später zu ändern, müssen Sie diese daher bereits beim Erstellen der Datei einstellen. Eine weiter Ausnahme wird unter Kapitel "Sonderfall: Auflage beim Ausdrucken ändern" erklärt.

Bei mehrseitigen Dokumenten und Auflagen höher als eins deaktivieren Sie bitte im Druckmenu die Option "Kopien sortieren", da diese Einstellung bewirkt, daß jede Seite n mal (n = gewünschte Auflage) in die Datei geschrieben wird. Ihre Datei wird dadurch n mal größer und auch die zum Drucken benötigte Zeit, da diesselbe Seite auch n mal aufbereitet und zum Drucker geschickt werden muß.

Deaktivieren Sie diese Option, werden die Seiten zwar unsortiert ausgedruckt, aber das Drucken geht schneller, da jede Seite nur einmal aufbereitet werden muß und dann entsprechend oft im Kopiermodus gedruckt wird. Außerdem vergrößert das Ihre Datei nur um ein paar Byte, da für jede Seite nur noch die Auflage zusätzlich gespeichert wird. Das "von-Hand"-Sortieren geht schneller als wie wenn man die Seiten entsprechend oft aufbereiten muß, da es bereits parallel zum Ausdruck gemacht werden kann.

Es ist übrigens nicht sinnvoll, die komplette Seitenanzahl in eine Datei zu schreiben, da der Speicherbedarf einer PS-Datei deutlich größer ausfällt, als bei der normalen Datei Ihrer Anwendungssoftware und diese so evtl. keinen Platz auf einer Diskette findet. Auch wenn Sie die komplette PS-Datei auf einmal auf einen Datenträger bekommen (z. Bsp. auf eine CD oder gezipt auf eine Diskette), sollten Sie immer nur ein paar Seiten in eine Datei schreiben: Wenn der Drucker beim Ausdrucken eine Störung hat oder ein anderer Fehler (z. Bsp. auch in Ihrer Datei) auftritt, müssen Sie nicht wieder ganz von vorne anfangen. Sie müssen dann nur die Datei, während der der Fehler auftritt, neu ausdrucken.

Eine Ausnahme davon ist, wenn am Computer, an dem dann ausgedruckt wird, es möglich ist, einzelne Seiten auszudrucken. Dies ist zum Beispiel mit GSview möglich. Dann kann auch das ganze Dokument in einer Datei gespeichert werden.

Die erzeugten Dateien sollten die Endung "*.ps" haben. Falls Ihre Anwendungs-Software auf der Endung "*.prn" besteht und sich diese nicht überschreiben läßt, ändern Sie bitte den Dateinamen anschließend manuell.

Erschrecken Sie übrigens nicht über die im Verhältnis zur ursprünglichen Datei extrem großen PS-Datei. Diese Datei läßt sich mit ARJ oder ZIP packen und erzielt sehr gute Packraten. Je nach Art und Anzahl der Graphiken ist die gepackte Datei oft nur noch 15% - 20% so groß wie ungepackt.

Sonderfall: Word

Wenn Sie eine Word-Datei ausdrucken wollen, müssen Sie vor dem Erstellen der PS-Datei Ihren PS-Druckertreiber als Standard-Drucker festlegen. Word wird dann, abhängig vom Drucker, den Zeilen- und Seitenumbruch neu anpassen. Wenn Sie Ihre Orginaldatei erhalten wollen, erstellen Sie davon erst eine Kopie mit einem anderen Namen und arbeiten dann mit der Kopie.

Wenn Sie den PS-Druckertreiber als Standard-Drucker eingestellt haben, korrigieren Sie bitte Ihr Dokument bezüglich der Umbrüche und ggf. Verweise etc. Anschließend können Sie ganz normal eine PS-Datei erzeugen.

Es empfiehlt sich, Verweise und Formatierungen (Überschriften, Bildbeschriftungen usw.) mit den Hilfsmitteln von Word zu erstellen und nicht "per Hand" zu formatieren. Auch sollten Sie einen Seitenumbruch nicht mit Leerzeilen "anpassen".

Wenn Ihr Seitenumbruch geändert wird, zum Beispiel durch das Verwenden eines anderen Druckers, werden diese Formatierungen durch Word automatisch angepaßt, wenn Sie die entsprechenden Hilfsmittel verwendet haben: Ansonsten sollten Sie deutlich mehr Zeit einplanen, die Formatierung Ihrer Arbeit zu korrigieren...

Es ist natürlich sinnvoller, wenn es von Anfang an feststeht, daß eine PS-Datei erstellt werden soll, bereits beim Schreiben der Word-Datei den PS-Druckertreiber als Standard-Drucker festzulegen.

Wollen Sie Ihre Datei im konventionellen Druck (z. Bsp. Offset) drucken lassen, setzen Sie sich bitte vorher mit Ihrer Druckerei in Verbindung. Für den konventionellen Druck sind nämlich farbseparierte Auszüge für Ihre farbigen Graphiken / Photos nötig. Diese kann Word nicht erstellen! Klären Sie also mit der Druckerei ab, wie Sie dieses am besten handhaben.

Möglicherweise gelten diese Hinweise auch für andere Textverarbeitungsprogramme. Allerdings habe ich darüber keine Informationen. Sie sollten das also vorher überprüfen.

Sonderfall: Latex

So ein großer Sonderfall ist Latex an sich nicht. Das einzige, das Sie beachten müssen, ist, daß Sie für Ihr Dokument Schriften in der Auflösung verwenden, in der Sie anschließend auch ausdrucken wollen. Standardmäßig werden nämlich oft Schriften mit einer Auflösung von 300 dpi verwendet. Wenn Sie dann mit 600 dpi ausdrucken, werden die Linien zu dünn und schwer leserlich. Sind die benötigten Schriften nicht in der gewünschten Auflösung vorhanden, können Sie diese über Metafont generieren. Lesen Sie dazu bitte Ihre Anleitung. Ansonsten ist es unter Latex möglich, aus einer *.dvi-Datei eine PostSript-Datei mittels DVItoPS zu erstellen, so daß Sie nicht den Umweg über das Drucken in eine Datei gehen müssen.

Tip: Papier sparen bei Probeausdrucken

Zugegeben, dieser Tip ist schon etwas veraltet, weil diese Funktion mittlerweile von den meisten Druckertreibern mitgebracht wird. Aber vielleicht haben Sie ja noch einen Methusalem im Einsatz.

Wenn man größere Arbeiten schreibt (z. Bsp. Diplomarbeiten oder Dissertationen) fertigt man oft Probeausdrucke an um einen Überblick über den Seitenumbruch zu erhalten oder zum Korrekturlesen. Man kann Papier sparen, wenn man jeweils 2 Seiten auf ein DIN A4-Blatt druckt, vorausgesetzt, die Schrift wird dadurch nicht zu klein oder unleserlich.

Mit einem PS-Druckertreiber und GSview haben Sie dazu eine Möglichkeit: Erstellen Sie eine PS-Datei und stellen Sie dazu bei den Druckereigenschaften im Register "Papier" unter "Layout" die Formatierung "2 Seiten / Blatt" ein. Damit werden Ihre Seiten automatisch verkleinert und - wie der Name schon sagt - zwei Seiten auf ein Blatt gedruckt. Diese Datei können Sie dann mittels GSview auch auf einen nicht PS-fähigen Drucker ausdrucken. Ist Ihr Drucker PS-fähig funktioniert es natürlich auch ohne GSview.

Unter Umständen sparen Sie dabei nicht nur Papier ein, sondern erzielen auch noch kürzere Druckzeiten, vor allem bei Tintenstrahl-Druckern.

Ich nutze diesen "Umweg" auch, wenn ich längere Dokumente für mich ausdrucken möchte, Beispiele hierfür sind Handbücher zu Software, die aus dem Internet geladen wurde oder längere HTML-Seiten, die ich gerne schwarz auf weiß vor mir habe: Ausdrucke kann ich überall lesen und ich finde es einfach anstrengender, umfangreiche Dokumente am Bildschirm zu lesen.